RSZ past forfait bureaukosten aan vanaf 2de kwartaal 2012

Hoger forfait

Vanaf 1 maart 2012 wordt een hoger forfait aanvaard als terugbetaling van bureaukosten (€ 117,27 per maand in plaats van € 114,97 per maand). Deze vergoeding dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap,... Dit forfait mag alleen toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen.

Erkenning

Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek.

Kosten en RSZ

De terugbetaling van kosten die ten laste van de werkgever vallen, hebben geen invloed op het loon en zijn niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen. Het gaat over kosten die ten laste van een werkgever zijn, die dus veroorzaakt worden door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bv. verplaatsingskosten, telefoon,…). De werkgever moet aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kostenraming kunnen aantonen. Een gewone mondelinge toelichting of verklaring volstaat hierbij (meestal) niet. Levert de werkgever geen of onvoldoende bewijs, dan kan de RSZ bij controle de niet aanvaarde terugbetaalde kosten terug aanduiden als loon en wordt het dus onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag de werkgever forfaitair ramen. In dit geval moet de werkgever uiteraard het forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

De forfaits mogen niet zomaar toegepast worden. Het dient immers te gaan om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ moet de werkgever zijn systeem van kostenvergoedingen motiveren. Zo moet hij, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst in verband met de vergoedingen voorleggen. Hij moet ook aantonen dat wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de door beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet de werkgever de echtheid van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten met betrekking tot deze post. Voor eenzelfde type kosten mag men immers niet de beide systemen, d.w.z. reële kosten en forfait, samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden. Een voorbeeld: wanneer er een forfaitaire terugbetaling is voor onderhoud werkkledij en de werkgever laat werkkledij zelf reinigen via droogkuis (bewijs door middel van factuur in de boekhouding).

De tabel

De geactualiseerde en aangepaste tabel kan u hier terugvinden. Het gewijzigde bedrag werd in kleur weergegeven.